業務設計について
なぜバックオフィスに「設計」が必要なのか
日本のバックオフィスは属人化した処理が多く、とても非効率だと言われます。業務フローやマニュアルはあふれていますが、アップデートもされず形骸化しているものがほとんどです。業務を改善しようにも、担当者にしか分からないことが多く、どこから手をつけていいかすら分かりません。
そうなってしまうのは、そこに「設計」が存在せず、担当者任せのツギハギだらけのフローになっているからです。
営業やマーケティングは近年科学的な管理方法が取り入れられ、高度で効率化した形に再設計されつつあります。バックオフィスも全体の流れを貫く「設計」から見直し、その上に業務やシステムを配置する必要があると感じています。
そのために経理だけでなく、マーケティングや営業から経理まで一気通貫させた業務フローとして捉え、リノベーションする必要があります。
現状を正しく把握し、最適な業務プロセスを構築できる専門家が
「業務設計士®」なのです。
業務プロセスをリノベーションする
最も重要なのはヒアリング・現状分析
改善サイクルとしてお馴染みの「PDCA」ですが、これは新しい取り組みをする際に使用するものです。業務設計では、既存の業務がすでにあることが前提なので、順番をいれかえた「CAPDo」サイクルを使用します。
一番重要なのは最初の「Check」のプロセスです。現状を正しく認識し、課題を発見し、解決策を立案し、実行する。すべての起点は最初の現状認識です。リベロ・コンサルティングではこのヒアリング・現状分析のプロセスを重要視しています。
変質していく業務フロー
業務設計は既存の業務プロセスを否定するためのものではありません。
当初はきちんと構築されていた業務プロセスも、人や制度が変わっていく中でちょっとずつバランスが崩れてうまく動かなくなっていきます。
業務の拡大や組織の体制変更など、ビジネス環境の変化に合わせて本来は見直されるべきものが放置されてきた結果、現場独自の運用ルールが増え、業務フローが勝手に変質していくのです。
業務全体の再構築
全体のバランスを改善することなく、場当たり的な改善を繰り返しても、結局はまた別のところでほころびがでてしまう。
多くの企業ではこれが長い間繰り返され、そしていつしか変えることを諦めるという状態になってしまうのです。
リベロ・コンサルティングの業務設計は、「経理業務を効率化したい」という依頼に対しても、全体の業務の流れをヒアリングし、適切な業務フローになるように全体を再構築できるプランをご提案しています。
業務設計の進め方
リベロ・コンサルティングでは、以下のようなフローで実際に業務設計を進めていきます。
まずは現場への徹底的なヒアリングを行います。
現状の問題点をしっかりと洗い出し、業務改善のご要望をお伺いします。
ヒアリングをもとに、課題を抽出します。
課題別に対策を立て、改善案を協議します。使用するツールの選定も行います。
改善案をもとに、業務全体を再設計します。
現在のシステムからの移行スケジュールを
立てます。
立案した計画にそって、新しいシステムを導入し、運用を開始いたします。
